Le COVID-19 a été une épreuve inattendue qui a fortement sollicité nos capacités d’adaptation, de créativité et de solidarité pour le bien de tous et le recul de la pandémie.
En France, la phase de déconfinement annoncée le 11 mai prochain marque le début d’un retour à une activité économique pour les secteurs concernés. Celui-ci est également un challenge à remporter avec résilience, agilité, organisation et anticipation entre autres… Une réalité qui impacte tous les territoires peu importe leur taille, la Guadeloupe se doit de relever ce challenge, elle aussi.
Nos équipes vous propose, à vous chefs d’entreprise et managers, un outil dont l’objectif est de vous accompagner dans la structuration de votre reprise d’activité. Trois grandes étapes pour assurer la performance du processus : établir un état des lieux, anticiper et organiser la reprise, formaliser un plan d’actions. Voyons ensemble comment ?
Etape 1 : L’état des lieux
Effectivement, la crise sanitaire bouleverse la donne, privant ainsi les entreprises de quasiment deux mois d’activité (17 mars 2020 – 11 mai 2020). Mais, il est également vrai que les répercussions ne sont pas les mêmes pour tous les acteurs… selon que vous ayez fait partie des activités dites nécessaires, que vous ayez pu maintenir partiellement votre activité ou pas, selon l’état de votre trésorerie au début de cette crise, selon la maturité de votre organisation interne …. Autant de paramètres rendant la situation de votre structure unique, malgré que cette crise soit collective et internationale.
Aussi, nous recommandons vivement un état des lieux précis. L’objectif ici est de formaliser la situation de votre entreprise à l’aube de la reprise.
1.1 Un point sur les effectifs :
*Télétravail et chômage partiel : les deux dispositifs ne sont cumulables que dans le cas d’une réduction du temps de travail. C’est ce temps non travaillé qui peut alors être déclaré en chômage partiel. Veillez à consigner cette réduction du temps de travail. En cas de contrôle, cela vous sera fort utile. Il est important d’assurer une communication claire auprès des salariés sur les heures de chômage partiel et les heures télétravaillées. Le recueil d’éléments de preuve quant à la traçabilité des heures différenciées est recommandé.
1.2 Quelle est la baisse de mon activité et quel impact sur ma trésorerie ?
1.3 Quel impact sur ma trésorerie sur la période ?
En considérant les différents flux financiers, nous vous invitons à faire le bilan de la période de confinement.
1.4 Premier tour d’horizon sur la situation de mes clients ?
En cas d’activité maintenue durant le confinement : quel pourcentage de baisse de fréquentation ? Quelle évolution du panier moyen ? Avez-vous eu de nouvelles demandes, autrement dit l’expression de nouveaux besoins ?
L’étape 2 : Penser et organiser la reprise.
2.1 Les gestes barrières et la distanciation physique au cœur de la reprise.
Que devez-vous mettre en œuvre pour garantir la sécurité de vos équipes et celle de vos clients ? Repensez le circuit de vos collaborateurs et de vos clients en interne afin que les conditions de sécurité soient respectées. Combien va vous coûter cette adaptation ?
Quels matériels de sécurité ? Les masques et les gants ? Combien par collaborateurs ? Lavables, usage unique ? Quelle signalétique ? Quel affichage ? Comment mettre à jour mon Document Unique d’Evaluations des Risques Professionnels ? Quel entretien des locaux ? Comment vous approvisionner et garantir le renouvellement des stocks ? Quel budget ?
Posez vous ces questions de sécurité pour chaque poste afin d’être le plus précis possible. De plus, consigner ces éléments vous permettra de faciliter la mise à jour de votre document unique. Ils vous serviront aussi de base d’archives en cas de contrôle ou de situation similaire.
Pour cette étape, vous pouvez prendre appui sur les fiches conseil par secteur mise à disposition par le Gouvernement. D’une approche synthétique, elles peuvent être une base de travail on négligeable, vous permettant ainsi un tour d’horizon à ajuster à votre réalité. Elles sont accessibles ici .
2.2 Anticiper l’impact de la crise sur mon business.
Au-delà, des incidences économiques, le confinement aura-t-il un impact sur votre activité ? Pensez-vous que vos clients vont faire évoluer leurs attentes, leurs besoins, leur consommation ? Si oui, comment anticiper et adapter votre offre ? Et VOUS ? Envisagez-vous votre activité autrement ?
2.2.1 Impact de la crise sur ma VISION de Dirigeant.
Cette crise a-t-elle entraîné des changements en vous ? Ressentez-vous un besoin de changement ? Ressentez vous le besoin de faire évoluer votre activité, votre business model ? Ici, il n’y a pas de bonnes réponses. L’enjeu est de prendre le temps de cette réflexion.
Dans l’affirmatif, quels seront les impacts de cette nouvelle vision ? Comment les intégrez-vous à votre activité ?
2.2.2 Impact de la crise sur mon activité B to B.
Dans le cadre d’une activité à destination de client B to B, il semble intéressant de s’interroger sur les impacts de la crise sur leur propre business, les évolutions des demandes des clients finaux pour si possible adapter votre offre et anticiper de nouvelles opportunités.
Dans un second temps, le cas échéant identifiez vos clients qui évoluent dans les secteurs qui ne sont pas autorisés à reprendre leur activité. Cette étape est importante car il sera alors nécessaire de générer leur chiffre d’affaires ailleurs, dans la mesure du possible.
Concernant les clients qui reprennent leur activité, il sera important d’avoir une prise de contact avec ceux-ci afin de renouer les liens, montrer votre présence et votre disponibilité, procéder à un état des lieux vous permettant de prendre la température de votre business.
Les réponses obtenues de vos clients qui permettront d’organiser au plus juste votre reprise.Attention, cette prise de contact s’organise. Quelles sont vos ressources (adaptées et disponibles) pour réaliser cette mission ? Comment ? Par téléphone ? Par mail ? Un échantillon représentatif ? Tous les clients ? Combien de temps vous donnez-vous pour clôturer cette étape ?
2.2.3 Impact de la crise sur mon activité B to C.
Nous vous invitions à vous interroger sur l’impact de la crise du COVID-19 et du confinement sur les comportements d’achats de vos clients et prospects. Il s’agit ici d’anticiper autant que possible l’impact de la crise sur la consommation et les attentes. Il est également temps de reprendre le pouls de votre clientèle, via les réseaux sociaux, des appels à un échantillon…
Par la même occasion, interrogez-vous sur l’apparition de nouveaux marchés ou le renforcement de certains marchés en conséquence à cette crise. Quelles nouvelles opportunités s’offrent à vous ?
2.2.4 Quid de mes fournisseurs.
Qu’en est-il de vos fournisseurs ?
Listez vos fournisseurs et contactez-les : quel impact de la crise sur leur fonctionnement ? Quelle est leur capacité à vous approvisionner ? Quelle adaptation devez-vous prévoir ? Le cas échéant, quels sont les autres fournisseurs sur la place ? Sont-ils en mesure de vous fournir ? Quels tarifs pratiquent-ils ?
2.3 Identifier mes besoins internes pour la reprise.
Au regard des informations obtenues par les points ci-dessus, il est donc nécessaire d’établir votre besoin en main d’œuvre, en organisation ainsi que financiers. En effet, le dispositif de chômage partiel – COVID 19 peut être étalée sur 12 mois maximum (contre 6 mois habituellement) et pour une durée maximale de 1000 heures par salariés soit environ 6 mois et demi. (cette durée maximale devrait être augmentée dans les prochaines semaines). Aussi, une bonne évaluation de vos besoins en main d’œuvre vous permettra une flexibilité utile pour maîtriser au mieux vos charges et optimiser votre sortie de crise.
- De quels postes avez-vous besoin ?
- Quels sont les postes utiles à temps plein ?
- Quels sont les postes dont la reprise est utile à temps partiel ?
- Quel taux de présence ?
Quel effectif est en capacité de reprendre ? Invitez vos collaborateurs dont les écoles des enfants n’auraient pas ouvert et qui n’ont pas de solution de garde à se faire connaitre.
2.4 Mon prévisionnel 2020.
Au regard de l’ensemble de ces éléments, quel est votre nouveau prévisionnel 2020 ?
Sans négliger d’intégrer le coût lié à l’adaptation des conditions de sécurité, le matériel nécessaire, l’augmentation éventuelle de vos frais de nettoyage.
2.5 Mes Ressources Humaines.
Compte tenu des informations obtenues précédemment et de la stratégie retenue :
- Quel effectif demeure en chômage partiel ?
- Quel effectif reprend à temps plein ?
Maintenant que vous avez une lecture claire et chiffrée de la situation et du cap pour les prochains mois, il s’agit de communiquer auprès de vos équipes. En période de crise, la transparence de l’information est d’autant plus importante ainsi que la sur-communication afin d’éviter les circuits de communication secondaire.
Les points à ne pas négliger à l’occasion de votre communication :
- L’impact de la crise COVID- 19 sur l’entreprise : ici, vous pouvez prendre appui sur l’état des lieux réalisé
- L’impact de la crise sur vos clients : une synthèse des informations obtenues suite à la prise de contact avec vos clients
- L’impact de la crise sur vos fournisseurs le cas échéant
- Votre stratégie de reprise
- Les objectifs à atteindre
- Impact sur les salariés (les informations collectives peuvent être annoncées en réunion, en revanche les éléments individuels sont abordés en entretien individuel)
- Prévoyez du temps à consacrer aux collaborateurs pour des questions diverses soit en face à face, soit par téléphone ou par mail…adaptez vous au public.
Une communication en temps réel favorise la cohésion interne mais évite également les ambiguïtés ou défaut d’interprétation sources intarissables de conflits sociaux. Assurer des points d’étapes, constituer des groupes de réflexion pour l’émergence d’idées constructives, un simple mail expliquant les étapes ou valorisant les efforts, valoriser à l’oral les étapes réussis… Autant de marques de considération indispensables à la réussite du projet collectif.
Etape 3 : Formaliser votre reprise.
Eclairé(e) de tous ces éléments, il est recommandé de transformer votre stratégie en plan d’actions. Ceci favorisera son déploiement et sa réussite. A défaut, vous prenez le risque que cette stratégie demeure un vœu pieux. Ci-après, un modèle de structure de plan d’action.
En conclusion, plus vous anticiperez, mieux vous pourrez vous donner les moyens de rattraper le chiffre d’affaires perdu afin de traverser cette crise au mieux. Pour maximiser votre réussite vous pouvez également impliquer vos équipes dans votre réflexion. Pour ce faire, vous pouvez créer un comité de pilotage ou des groupes de travail…
A défaut, vous pouvez pratiquer la stratégie du « Wait and see »… attendre et voir… vous serez alors en réaction aux événements et raterez probablement des opportunités que vos concurrents ne laisseront pas passer. N’oubliez pas, la performance s’anticipe et s’organise.
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