Manager à distance, une aptitude de plus pour les managers que vous êtes. Sans oublier le fait que vous soyez très certainement également en train d’expérimenter le télétravail et dans certains cas vous endossez également le rôle de professeur à la maison pour vos enfants.
De nouveaux enjeux, une nouvelle organisation, mais quelle est la meilleure façon d’adapter son management que celle d’être soi-même immergé dans le même contexte ! Alors rassurez-vous, vous pouvez le faire !
Quelques étapes pour réussir son organisation du management à distance :
1. Evaluer le contexte de mise en télétravail :
Evaluer les collaborateur(trice)s concerné(e)s, leur niveau d’équipement, leur aisance avec l’outil numérique, leur capacité à s’organiser en autonomie, leur facilité à assurer un reporting, leur facilité à exprimer ou non leur problématique ou doléance… Ainsi, l’appréhension de tous ces éléments vous permettront de mettre en place les leviers de motivation et de performance malgré cette situation délicate.
Quelques exemples en fonction des situations :
- Appréhension modeste de l’outil informatique : mise en place de tutoriel comme aide à l’utilisation des différents logiciels mis à disposition, point de développement des compétences collective via les réunions virtuelles sur une période bien définie (3 à 5 premiers jours de télétravail) sur les points clés et indispensables…
- Difficultés avec la rédaction ou l’établissement de reporting : transmission de grilles de reporting ciblée en limitant la rédaction sur les points qui le permettent, mise en place d’échanges téléphonique ou via téléconférence…
- Collaborateur(trice) ayant besoin d’une organisation imposée : proposition d’une répartition des missions et tâches prioritaires pour une meilleure organisation personnelle ; mise en place d’outil de suivi des réalisations avec des points réguliers sur l’avancée…
Quoi qu’il en soit, la clé de votre réussite collective sera votre proximité et votre capacité d’écoute.
2. Définir les objectifs à atteindre, la charge de travail liée et communiquer les indicateurs de performance :
Votre casquette de manager ne change pas du fait du télétravail, bien au contraire. Votre approche se doit d’être responsabilisante, fédératrice et motivante. Attribuer des objectifs sans être dans le sur-contrôle, qui est l’une des tentations de ce mode d’organisation du travail. En effet, la tentation est grande de vouloir savoir à la minute près ce que réalise le (la) collaborateur(trice) en temps réel. Au-delà d’être humainement invivable, cette pratique entraînera une démotivation et une perte de confiance de l’équipe quant à leurs capacités professionnelles, détruisant ainsi leur productivité.
La définition d’objectifs clairs, atteignables et la mise en place de points ou modalités de reporting connus de tous sont des moyens d’annoncer les règles du jeu dès le départ. Ce qui favorise et légitime les contrôles. Ainsi, l’application des mesures correctives pourra être effectué lorsque cela s’imposera comme nécessaire.
3. Définir les outils de télétravail et le planning de reporting :
De nombreux outils sont à votre disposition pour assurer un suivi et une communication efficace avec vos équipes. Quelques exemples: téléconférence, visio conférence avec des applications telles que Zoom, Skype, Team Microsoft, le partage d’écran ou encore la prise en main à distance via par exemple TEAMVIEWER, l’accès à distance de vos fichiers ou serveur via le VPN… Attention cependant à la protection de vos données internes et confidentielles, l’appui d’une ressource informatique peut être un atout non négligeable.
4. Donner du feedback en cette période délicate et procéder aux ajustements en temps réel :
Difficile de voir à distance des marques de reconnaissance ou lire sur le visage de son manager lorsque le travail fourni est satisfaisant ! Il est d’autant plus important de formaliser le feedback aux collaborateur(trice)s, toujours dans le but de garantir la mobilisation de l’équipe. Un mail de réponse avec une appréciation en retour à l’envoi du (de la) collaborateur(trice), un appel pour donner du feedback, une phrase motivante en fin du mail d’attribution d’une mission… Bien entendu gardons en tête le contexte alors respectons la règle : « Stroke » positif puis « stroke » négatif, pour une meilleure appréhension des messages. Soyez authentique et transparent(e) !
Attention le télétravail, n’est dans certains cas pas possible à mettre en place. Attention à la distance des managers de proximité qui, par choix ou par contrainte, sont eux en télétravail et donc à distance des équipes qui font front sur le terrain.
Dans cette situation, la présence du manager est indispensable pour garantir la cohésion interne car la période de confinement n’est pas une fin en soi. Il est indispensable de préparer l’après par une cohésion interne inébranlable.